Wat kost catering voor een bruiloft? Richtprijzen per persoon en per vorm

De vier vormen: wat je krijgt en wat het kost

De cateringvorm bepaalt jullie budget meer dan de kwaliteit van het eten. Dat is iets wat veel stellen pas beseffen als ze twee offertes naast elkaar leggen. Een receptie of borrel is de lichtste optie: hapjes, bittergarnituur, misschien een borrelplank. Hoort bij het cocktailuur na de ceremonie, is geen volledige maaltijd. Reken op €15 tot €30 per persoon, exclusief dranken. Een buffet werkt efficiënter voor de keuken — gasten scheppen zelf op, er zijn meerdere warme en koude gerechten, doorgaans met vlees, vis en vegetarisch. Iets goedkoper dan bediening per tafel, maar goedkoop is relatief: €45 tot €80 per persoon excl. dranken voor een buffet van fatsoenlijke kwaliteit. Het walking dinner is populair bij stellen die willen dat gasten door de zaal bewegen. Kleine gerechten worden rondgebracht of bij stations gepresenteerd. Lossere sfeer, maar meer personeel dan een buffet. Verwacht €55 tot €90 per persoon. Het zittend diner is de meest formele en duurste optie. Meerdere gangen aan tafel, meer personeel, meer borden, meer bereiding. De marge is hier het grootst: €75 tot €130 per persoon excl. dranken. De bovenkant bereik je al bij vier gangen met vis en vlees in het hoogseizoen.

Richtprijzen catering per persoon (excl. dranken)

Dranken: hier gaat het mis bij de meeste offertes

Dranken worden bijna altijd apart berekend. Ze kunnen gemakkelijk 30 tot 40 procent van de totale cateringrekening zijn — een gegeven dat stellen structureel onderschatten. Een drankarrangement voor een avond van vijf tot zes uur kost doorgaans €25 tot €50 per persoon. Voor tachtig gasten staat er dan €2.000 tot €4.000 in de offerte, puur voor dranken. Wat je in een standaard arrangement krijgt: frisdrank, bier, huiswijn rood en wit, en soms een welkomstdrankje zoals cava of prosecco. Premiumwijnen, whisky, cocktails of merkdranken vallen er bijna altijd buiten. Een concrete waarschuwing: sommige cateraars rekenen een basisarrangement tot middernacht, maar stoppen er feitelijk eerder mee of schakelen dan over naar consumptie. Lees de kleine letters, vraag ernaar. Eén vraag vooraf scheelt achteraf een onaangename discussie bij de eindafrekening.

Personeel en servicekosten: de verborgen rekening

Catering is arbeidsintensief. Bij een zittend diner voor honderd mensen heb je al snel acht tot twaalf medewerkers nodig die de hele avond aanwezig zijn. Die uren tellen op, en de manier waarop cateraars ze verrekenen verschilt flink. Sommigen verwerken personeelskosten in de prijs per persoon. Anderen rekenen apart: €150 tot €250 per medewerker per avond is gangbaar. Bij een walking dinner met meerdere stations loopt het aantal benodigde krachten sneller op dan stellen verwachten. Vraag bij elke offerte om een uitsplitsing: hoeveel medewerkers, voor hoeveel uur, tegen welk uurtarief? Zo kun je offertes eerlijk vergelijken. Een lage prijs per persoon mét hoge servicekosten kan duurder uitvallen dan een hogere all-in prijs.

Posten die stellen pas zien als de eindfactuur komt

Huur van materiaal — tafels, stoelen, bestek, glazen, tafellinnen — zit lang niet altijd in de offerte van de cateraar. Sommige locaties leveren dit mee, veel niet. Vraag het expliciet na bij zowel de locatie als de cateraar. Op- en afbouw kost tijd en dus geld. Wie bouwt de cateringstand op? Wie ruimt op aan het einde? Soms zijn dat extra uren die worden doorberekend. Voedselallergieën en dieetwensen: een apart veganistisch gerecht of glutenvrij alternatief kost vaak een toeslag van €5 tot €15 per persoon voor wie dit menu krijgt. En dan btw. Prijzen staan regelmatig exclusief btw in offertes. 21 procent bovenop een offerte van €8.000 is €1.680 extra. Check altijd of de prijzen in- of exclusief zijn — dit is geen detail.

Schaalgrootte: hoe gastaantal de prijs beïnvloedt

Grotere groepen betalen soms minder per hoofd. Een cateraar die toch al een team en keuken inzet voor vijftig personen, kan honderd personen bedienen met relatief beperkte meerkosten per persoon. Wat we in de praktijk zien: boven de zeventig tot tachtig gasten daalt de prijs per persoon soms licht, al is dat geen wet. Kleinere groepen — minder dan veertig personen — betalen soms een minimumafnametoeslag. Een cateraar die pas winstgevend is bij grotere evenementen, zal voor een intieme bruiloft een minimumafname doorrekenen van €3.500 tot €5.000, ongeacht het precieze aantal gasten. Praktisch advies: zet het exacte aantal gasten zo vroeg mogelijk op papier. Niet 'ongeveer tachtig', maar tweeënzeventig volwassenen en acht kinderen. Schommelingen van tien personen hebben een serieuze invloed op de eindrekening.

Hoogseizoen versus winterbruiloft: het prijsverschil is reëel

Bruiloftscatering in mei, juni, juli, augustus en september is simpelweg duurder. Cateraars zitten vol, ze kunnen kieskeuriger zijn in welke opdrachten ze aannemen, en rekenen piekprijzen. Een walking dinner voor negentig personen in juni kan €1.500 tot €2.500 duurder zijn dan datzelfde menu in november. Winterbruiloften zijn in Nederland sterk in opmars, deels om deze reden. De sfeer is anders — kaarslicht en winterdecor in plaats van terras en tuin — maar de cateringprijzen zijn merkbaar toegankelijker. Als budget een prioriteit is, is een datum van oktober tot en met maart het overwegen waard.

Besparen zonder dat gasten het merken

Kies een uitgebreide borrel plus walking dinner in plaats van vier gangen aan tafel als jullie groep graag rondloopt. Gasten vinden het minstens zo gezellig, en de kostenbesparing kan €15 tot €30 per persoon zijn. Begrens het drankenarrangement in tijd. Drie uur all-inclusive in plaats van zes scheelt fors. Na middernacht stijgt het verbruik toch al, terwijl de avond voor veel mensen op zijn hoogtepunt is geweest. En een concreet punt dat stellen over het hoofd zien: breng nooit zomaar een eigen cateraar mee naar een locatie met een vaste cateraar. Locaties rekenen dan een 'externe cateraarsvergoeding' van €500 tot €2.000. Check dit altijd bij de locatie vóórdat je een cateraar vastlegt. Soms is de vaste cateraar gewoon de goedkopere keuze.

Checklist voor het vergelijken van offertes

• Zijn dranken inclusief of exclusief? Voor hoeveel uur?
• Zijn personeelskosten verwerkt in de prijs per persoon?
• Wie levert materiaal: glazen, bestek, linnen?
• Wat kost op- en afbouw?
• Zijn de prijzen inclusief of exclusief btw?
• Is er een minimumafname van toepassing?
• Wat kost een apart menu voor kinderen of dieetgasten?
• Hoe worden overconsumptie of extra uren na de afgesproken tijd verrekend?

Wat is een realistisch totaalbudget?

Bij tachtig gasten, walking dinner en drankenarrangement kom je al snel uit op €70 tot €120 per persoon all-in. Dat is €5.600 tot €9.600 voor de avond. Met een zittend diner in het hoogseizoen — aperitief, vier gangen, dranken de hele avond — is €100 tot €150 per persoon geen uitzondering. Voor tachtig gasten: €8.000 tot €12.000. Dat zijn forse bedragen. Maar catering is ook het onderdeel van een bruiloft dat gasten het langst bijblijft. Zonde van je geld is het eerder als je bezuinigt op de verkeerde post — een dure locatie met een apart dure externe cateraar, bijvoorbeeld, of een openbar die maar tot 23:00 loopt terwijl de avond om middernacht op gang komt. Gebruik de budgetplanner op WeddingFinder om catering in verhouding te zien tot de rest van jullie bruiloftsbudget. Helpt ook enorm als je straks offertes gaat vergelijken.